Assistant / Assistante à la direction d’un établissement hôtelier

Missions principales :
En tant qu’Assistant(e) de Direction, vous serez amené(e) à effectuer diverses tâches et responsabilités au sein de l’hôtel et du restaurant :

Gestion administrative et organisation :
Coordination de la direction : Planification des rendez-vous, gestion du calendrier de la direction, organisation des déplacements professionnels (réservation de transports, hôtels, etc.).
Communication interne et externe : Rédaction de courriers, rapports et documents administratifs. Gestion des communications téléphoniques et emails, filtrage des demandes et redirection vers les services concernés.
Suivi des documents comptables : Préparation des devis, factures et gestion des paiements. Collaboration avec le comptable pour le suivi des recettes et dépenses de l’établissement.
Gestion des agendas : Organisation des réunions internes et externes, préparation des supports nécessaires (présentations, dossiers).
Gestion des ressources humaines :
Suivi des plannings : Élaboration des plannings de travail des équipes en fonction de l’activité, gestion des heures supplémentaires, congés et absences.
Recrutement : Aide au recrutement du personnel (rédaction des annonces, tri des candidatures, organisation des entretiens).
Formation et intégration : Suivi de l’intégration des nouveaux employés et coordination des formations internes.
Support opérationnel à la gestion de l’hôtel et du restaurant :
Gestion des réservations : Suivi des réservations d’hébergement et de table pour le restaurant, coordination avec la réception et la salle pour optimiser les plannings.
Suivi de la qualité du service : Contrôle de la satisfaction client à travers les retours directs ou via les plateformes en ligne. Prise en charge des réclamations et mise en place de mesures correctives si nécessaire.
Contrôle des stocks et des approvisionnements : Veille à la gestion des stocks de linge, fournitures, produits d’accueil, ainsi que des besoins en nourriture et boissons pour le restaurant. Suivi des commandes auprès des fournisseurs.
Gestion des évènements : Coordination de l’organisation d’événements spéciaux au sein de l’hôtel et du restaurant (séminaires, repas de groupe, soirées à thème).
Suivi de la performance financière :
Suivi budgétaire : Aide à l’élaboration du budget annuel, suivi des dépenses opérationnelles et des recettes. Identification des écarts et proposition de solutions.
Analyse des KPI : Suivi des indicateurs de performance liés à l’occupation de l’hôtel, aux ventes du restaurant, à la satisfaction client et aux coûts opérationnels.
Gestion des outils de reporting : Préparation des rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels pour la direction concernant les performances de l’hôtel et du restaurant.
Relations publiques et représentation de l’hôtel :
Accueillir les partenaires commerciaux : Organiser et accueillir les visites de partenaires, fournisseurs, ou clients importants.
Communication externe : Suivi des relations avec les agences de voyage, les plateformes de réservation en ligne, ainsi que les réseaux sociaux et la communication de l’établissement.

De plus, il va de soi, en tant que manager à la tête d’une équipe d’une dizaine de personnes et en cas d’absence ou d’accroissement d’activité, vous serez en tête de ligne ce qui sous-entend que vous pourrez être amené un remplacer ou compléter le personnel en salle(Service au restaurant) le personnel de chambre ainsi que le personnel de cuisine.
En tant que manager aguerri vous ferez preuve d’un sang-froid a toute épreuve, d’une gestion de stress sans faille ainsi que de l’empathie envers vos salariés. Ordonner, organiser, prévoyant ainsi que a l’écoute des autres, vous serez apte à répondre a toute situation.